Referat Generalforsamling 2023

Grundejerforeningen

”Fjellerup Kær af 24. februar 1968” Referat

Ordinær generalforsamling

lørdag den 27. maj 2023 Meilgaard Slotskro

Velkomst v/formanden

Formand, Susanne Carøe Sørensen bød alle velkommen til årets generalforsamling med en særlig velkommen til grundejerforeningens nye medlemmer. Det var glædeligt med opbakningen.

Ordinær generalforsamling

Formanden åbnede ordinær generalforsamling med dagsorden, jf. foreningens vedtægter:

1. 1) Valg af dirigent.
   Bestyrelsen foreslog Brian Bertelsen, som blev valgt uden modkandidat.
   
   Dirigenten takkede forsamlingen for valget, og gennemgik de gældende procedurer mht. indkaldelse, afholdelse og beslutningsdygtighed jf. foreningens vedtægter.
   Dirigenten kunne konstatere, at generalforsamlingen var indkaldt med korrekt varsel ved indkaldelse ved udsendelse af e-mail til hvert medlem den 12. maj 2023, ved indkaldelse til medlemmer med ”valgfri postkasse” samt ved uddeling i medlemmers postkasser, hvor bestyrelsen enten ikke havde en mailadresse til medlemmet eller hvor mailen ikke virkede, den 13. maj 2023. Endvidere kunne dirigenten konstatere, at datoen for afholdelse af ordinær generalforsamling ”i maj måned” var opfyldt.

   
   

   
   Generalforsamlingen bakkede op herom, og havde ingen indvendinger herimod, hvorfor dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet.

   
   Videre, jf. foreningens vedtægter, er en ordinær generalforsamling beslutningsdygtig uden hensyn til, hvor mange medlemmer, der er mødt til generalforsamlingen, og at enhver beslutning på generalforsamlingen sker ved simpelt stemmeflertal.

   
   Dirigenten kunne herved konstatere, at generalforsamlingen var beslutningsdygtig.
   
   

2. 2) Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år.

   Formanden berettede om bestyrelsens arbejde i det forgangne år. Herunder udpluk fra beretningen.

   
   Hjemmeside: Arbejde med ny hjemmeside er sat i gang sammen med arbejde omkring et ”moderne” medlemssystem. Når færdigimplementeret vil det komme til at gavne alle medlemmer.

   
   VEJE: Vejene vedligeholdes af Vagn, og har i det forgangne år været belastet af kørsel med tunge køretøjer, som fragter materialer til nybyg og renovering. Ligeså er konstateret, at tunge køretøjer har benyttet grundejerforeningens veje, når det ikke har været muligt, at ”vride” vogntoget rundt, eksempelvis ved v/Telefonvejen-Klitvej. Arbejdet på Fælledvejen, hvor vandværket er i gang med at nedlægge nye vandrør, bl.a. ud for Th. Andersens Vej, forventes at fortsætte gennem 2023 med afslutning og ny asfalt i 2024.
   
   Lyngmøllevejen varierer i bredde, og giver på de smalle steder problemer at passere for større køretøjer. Der vil blive søgt en løsning i samarbejde med Norddjurs Kommune.
   
   Fællesareal: Der slås græs på grundejerforeningens fællesareal i perioden 1. maj – 1. oktober. Der var fælles arbejdsdag den 13. maj med fokus på fællesareal og strandrensning. Areal blev renset for løse grene. Træer og buske blev beskåret, og grenaffaldet blev lagt rundt i kanten af fællesareal til at understøtte en høj biodiversitet og give næringsstoffer til smådyr, mikroorganismer og arealets planter.
   Stranden blev renset for affald og hybenbuske ved nedgang til stranden blev beskåret. Bænk blev nedtaget pga. råd.
   
   Formanden takkede alle for det fine fremmøde og for den gode indsats. Det var en hyggelig fælles arbejdsdag, der blev afsluttet med grillpølser.
   
   Som afrunding på fællesareal kunne formanden orientere, at formanden har modtaget forespørgsler om salg af fællesareal. Hvis generalforsamlingen ønsker en vurdering herpå, skal det undersøges nærmere.
   
   DRÆN: Foreningens dræn er blevet spulet og fundet i god stand. Drænene spules hvert år, og gennemgås for eventuelle sammenfald hvert andet år.
   
   VAND: Der afholdes generalforsamling i Fjellerup Strands Vandværk lørdag den 1. juli, kl. 9.00 i Fjellerup Aktivitetshus, Niels Juels Plads 3, Fjellerup. Al information fremgår af hjemmesiden, www.fsvv.dk.
   
   Formanden opfordrede alle til at møde op og deltage i generalforsamlingen.
   
   Afrunding:
   Formanden afsluttede bestyrelsens beretning med en stor tak for opbakningen, og takkede bestyrelsen for et godt samarbejde.
   
   Efter en god dialog og spørgsmål som formanden takkede for, bl.a. omkring Lyngmøllevej og skiltning med hastighed godkendte forsamlingen bestyrelsens beretning.
   
   

3) Fremlæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse

Forud for fremlæggelsen blev forsamlingen tilbudt en fysisk kopi af det reviderede regnskab. Enkelte valgte at tage imod dette.
Jonas Bødker-Iversen (JBI) gennemgik foreningens årsregnskab og dets opbygning.
Resultatopgørelse med noter blev gennemgået og kommenteret, ligesom foreningens økonomiske Balance, Aktiver og Passiver blev gennemgået og kommenteret.

Der var spørgsmål til antallet af medlemmer, der endnu ikke havde betalt kontingent.

Forsamlingen fandt rykker-procedure nødvendig. JBI kunne bekræfte, at alle er blevet rykket, og at flere herefter har indbetalt. De resterende vil blive rykket, hvis ikke, at indbetalinger konstateres. Bestyrelsen var tilfreds med, at generalforsamlingen bakkede op herom.

Spørgsmål fra forsamlingen til omfanget af regnskabet, 11 sider og eventuelle besparelser ved at korte ned til færre sider?
Antallet af sider er standard i årsrapporter og gør ikke revidering af regnskabet dyrere. Opbygningen giver læseren en god transparens og indsigt i tallene.

Et flertal af forsamlingen bakkede op om omfanget af regnskabet, og lagde vægt på, at formen opretholdes. Det giver en god indsigt og opstillingen giver klarhed.

Spørgsmål til græsslåning og omkostningerne hertil blev drøftet.
Ulla Engholm, Skovvænget 5, kunne oplyse, at hendes mand Christian Engholm gerne stiller sig til rådighed med at slå fællesarealet. Bestyrelsen takkede herfor, og vil tage en drøftelse med Christian Engholm.

Der var ønsker om, at kontingent og foreningens konto nr. i pengeinstitut, hvortil kontingent kan indbetales, oplyses på foreningens nye hjemmeside.
Bestyrelsen vil iværksætte.

Regnskabet blev efterfølgende enstemmigt godkendt.

4) Forslag til budget og kontingent for det kommende år, jf. bilag Budget

JBI præsenterede foreningens budget for indeværende år, og kunne orientere, at budgettet også blev præsenteret på sidste års generalforsamling, der indeholdte budget for 2 regnskabsperioder. Der var ikke i budget for 2023/24 fundet anledning til at foretage justeringer heri.

Af budgettet fremgik, at de største omkostningsposter udgøres af vedligeholdelse af veje, græsslåning på fællesareal samt omkostninger til afholdelse af foreningens generalforsamling.

Spørgsmål fra forsamlingen blev besvaret.

Der var bemærkning til den tidligere praksis med velkomstgave til nye ejere. En god gestus som bestyrelsen desværre ikke har haft mulighed for at opretholde pga. tid allokeret til andre opgaver.

Budget blev godkendt af forsamlingen.

Kontingent for det kommende år

Kontingent blev af bestyrelsen foreslået ændret til kr. 400,00 pr. 1. marts 2024.

Efter en kort drøftelse af forslaget godkendte generalforsamlingen forslaget. Alle parceller opkræves kr. 400,00 pr. nyt regnskabsår 1. marts 2024.

5) Behandling af eventuelle indkomne forslag fra bestyrelse eller medlemmer

Der var indkommet to forslag.

Det første forslag:
Det første forslag var fra bestyrelsen, og blev sendt ud sammen med indkaldelsen til foreningens generalforsamling, og vedrørte foreningens vedtægter § 6, stk. 3:

Vedtægternes nuværende indhold og ordlyd:
”Indkaldelsen skal indeholde angivelse af dagsorden og være ledsaget af revideret regnskab og budget.”

Fremtidig indhold og ordlyd, som forslaget lagde op til:
”Indkaldelsen skal indeholde angivelse af dagsorden. Revideret regnskab og budget offentliggøres på foreningens hjemmeside seneste 14 dage før afholdelse af foreningens ordinær generalforsamling”.

Dirigenten spurgte generalforsamlingen, om der måtte være bemærkninger til forslaget?

Der var en enkelt bemærkning, som forsamlingen drøftede.
Det blev præciseret, at forslaget ikke ændrede på vedtægternes § 6 øvrige punkter, herunder eks.
§ 6. stk. 2.

Dirigenten spurgte herefter om generalforsamlingen kunne stemme for forslaget?
Blandt forsamlingens fremmødte medlemmer stemte 3 medlemmer imod ændringsforslaget.

Dirigenten kunne oplyse, at jf. vedtægternes §9, stk. 7 fremgik:
”Enhver beslutning på generalforsamlingen sker ved simpelt stemmeflertal. Dog kan ændringer af foreningens vedtægter kun besluttes, når ændringsforslagene er meddelt i indkaldelsen til generalforsamlingen, og kun når 3⁄4 af de fremmødte stemmer for forslaget”.

Da der konstateredes et stemmeflertal, og da flere end 3⁄4 af de fremmødte medlemmer stemte for forslaget om ændring af §6, stk. 3, kunne dirigenten konstatere, at generalforsamlingen godkendte forslaget.

Det andet forslag:
Det andet forslag var fremsendt af Claus Pedersen, Egevænget 1 (Lyngmøllevej).

Forslag:
”Mulighed for støvdæmpende grus på vejene, da hastigheden nok er mere end 20 km/t. Evt. etablering af faste bump, forbi ”vores” ejendom Egevænget 1 (Lyngmøllevej).”

Dirigenten spurgte generalforsamlingen, om den måtte have bemærkninger til forslaget?

Forsamlingen drøftede forholdene på foreningens grusveje. Dels i forhold til hastighederne og det støv, der konstateres. Og, dels i forhold til de nye sommerhusområder og nybyggerier uden for Grundforeningen Fjellerup Kær. Disse nye sommerhusområder kan over tid forventes, at ville lægge et øget pres på foreningens grusveje, da foreningens veje forventes benyttet som ”gennemkørselsvej” til stranden.

Der var bemærkninger til forslagets indhold, herunder om yderligere chikaner og andre dæmpende foranstaltninger ville kunne løse problemerne?

Dirigenten kunne sammenfatte generalforsamlingens konklusioner for det besluttede:

• - At undersøge, hvad der vil kunne virke for at afbøde?

• - At undersøge, hvad en løsning koster?
  
  Det blev lagt over til bestyrelsen at undersøge, og eventuelt igangsætte det fornødne. Måtte Norddjurs Kommune skulle kontaktes for rådføring, vil dette blive foretaget.

6) Valg af medlemmer til grundejerforeningens bestyrelse

Alle stemmeberettigede medlemmer havde ved indgangen modtaget stemmeseddel.

Dirigenten gjorde generalforsamlingen opmærksom på, at 3 ordinære pladser skulle besættes til grundejerforeningens bestyrelse. På stemmesedlen var opført tre kandidater, der alle genopstillede.

Dirigenten redegjorde for betingelserne for opstilling og forespurgte blandt de fremmødte medlemmer, om der måtte være andre kandidatforslag.

Der var ikke ønsker om opstilling fra andre kandidater på generalforsamlingen.

Dirigenten kunne således meddele, at der blev genvalg til de tre genopstillede kandidater for ny 2-årig periode:

• - Lone Riisom, Th. Andersens Vej 44.

• - Jonas Bødker-Iversen, Rugvangen 5.

• - Brian Bertelsen, Th. Andersens Vej 42.

  
  Generalforsamlingen lykønskede alle tre med genvalget.

  
  Valg til bestyrelsen som suppleanter:
  Til bestyrelsen skulle vælges 2 suppleanter for en 2-årig periode blandt grundejerforeningens medlemmer.

  
  Dirigenten henledte forsamlingens opmærksomhed på stemmesedlens nederste halvdel, hvor 1 medlem på valg fremgik sammen med en ”vacant” plads.

  
  Sammen med Jan Thykær, Fuglevænget 12 stillede Mads Bülow, Dyrevænget 2 sit kandidatur til rådighed til den vacante plads.

  
  Da der ikke var ønsker om opstilling fra andre kandidater på generalforsamlingen, kunne dirigenten meddele, at der blev genvalg hhv. nyvalg som suppleanter til de to opstillede kandidater for 2-årig periode:

  - Jan Thykær, Fuglevænget 12.

  - Mads Bülow, Dyrevænget 2.

  
  

  Generalforsamlingen lykønskede begge med valget.

Hjemmeside og løsning af opgaver:
Som det fremgik af bestyrelsens beretning pågår løsning af opgaver omkring foreningens nye hjemmeside. Søren Refsgaard, Strandvænget 14 (suppleant frem til denne generalforsamling), har tidligere meddelt bestyrelsen, at han fortsat gerne vil deltage og hjælpe med løsning af de opgaver, som Søren Refsgaard i forvejen er i gang med at varetage, og som der måtte være igangsat en løsning af. Bestyrelsen var glædeligt tilfreds hermed.

7) Valg af revisor og revisorsuppleant

Valg af revisor

Bestyrelsen foreslog genvalg til foreningens revisor, Ole Viller Jensen, Strandvænget 4, der gerne tog imod genvalg. Der var ikke andre forslag.
Ole Viller Jensen genvalgtes som foreningens revisor.

Generalforsamlingen lykønskede Ole Viller Jensen med genvalget.

Valg af revisorsuppleant

På foreningens ekstraordinære generalforsamling og efterfølgende ekstra-ekstraordinære generalforsamling den 11. september 2021 fik bestyrelsen bemyndigelse til at foretage det nødvendige med hensyn til valg af revisor og revisorsuppleant.

Med valget af Ole Viller Jensen som revisor, der i samarbejde med Kvist & Jensen Statsautoriserede Revisorer udfærdiger et revideret regnskab, var det bestyrelsens vurdering, at der ikke pt. ville være behov for at vælge en revisorsuppleant.

Et fremmødt medlem spurgte til forsamlingens tidligere beslutning omkring dette, og her kunne dirigenten bekræfte det på tidligere generalforsamling besluttede samt at dirigenten havde noteret sig, at bestyrelsen med den etablerede løsning ikke fandt behov for at vælge en revisorsuppleant.

Generalforsamlingen havde ingen indvendinger imod dette, og besluttede, at der ikke i år blev valgt en revisorsuppleant, men at valg af revisorsuppleant, jf. vedtægterne, tages op igen på næste ordinær generalforsamling.

8) Eventuelt

Der blev fra medlem rettet opmærksomhed på tyveribande, der kører rundt i sommerhusområderne.
Fra andet medlem blev der i lyset heraf opfordret til eventuelt at benytte Facebook, og skrive ”mistænkelig adfærd”, hvis det måtte konstateres. Herved kan alle hurtigt få ”glæde” af informationen.

Medlem opfordrede til, at lade ”Vild med vilje” passe sig selv, jf. tidligere drøftelser omkring vild med vilje på den åbne halvdel af fællesareal.

Under fælles arbejdsdag den 13. maj blev fællesarealets gamle fodbold-mål fjernet, da de alle var nedbrudte og rådne.
Fra medlem blev opfordret til, at når nye mål indkøbes, at disse mål ikke bliver for små. Det må gerne være af typen fodbold-mål i størrelse.

Formanden kunne orientere, at der vil blive indkøbt olie til borde-/bænkesæt, der alle blev vasket og rengjorte på fælles arbejdsdag.

Medlem foreslog afholdelse af foreningens generalforsamling næste år i Fjellerup Aktivitetshus.
Der var i fortsættelse heraf en kort drøftelse af omkostningerne og opgaverne herved, bl.a. leje af lokaler, købe ind til generalforsamlingen, bordopstilling, borddækning, brygning af kaffe, stille frem, afrydning, oprydning, m.v.
Måtte der være en arbejdsgruppe, som gerne vil tage opgaven med at arrangere afholdelsen af generalforsamlingen i eksempelvis Fjellerup Aktivitetshus, modtager bestyrelsen gerne henvendelse fra arbejdsgruppen.

Da der ikke var yderligere til punktet Eventuelt, kunne dirigenten takke generalforsamlingen for en god ro og orden, og for en god drøftelse af de enkelte punkter.
Dirigenten gav ordet tilbage til foreningens formand.

Formanden ønskede alle valgte tillykke med valget og takkede for tilliden til det arbejde, som bestyrelsen har igangsat.

Dirigenten blev takket for at have gennemført lederskabet af generalforsamlingen, hvorefter formanden kunne erklære foreningens ordinær generalforsamling for afsluttet.

Generalforsamlingen blev hævet kl. 11.00

Brian Bertelsen Dirigent

______________________________